O Decreto-Lei n.º 28/2019 estabelece as obrigações relacionadas com o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. Além dos elementos obrigatórios que estes documentos têm de incluir, determina quais os meios de processamento (incluindo programas de faturação) que devem ser usados.
A legislação define também outro tipo de obrigações sobre esta documentação, como a conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte.
Se tem um negócio, mesmo que de pequena dimensão, esta é uma lei que deve conhecer, porque só sabendo as regras (e as exceções) é possível cumprir as suas obrigações.
O que é o Decreto-Lei n.º 28/2019?
O Decreto-Lei n.º 28/2019 procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes (como notas de crédito, orçamentos e outros), bem como ao seu arquivo e conservação.
Este diploma, cuja versão inicial foi publicada a 15 de fevereiro de 2019, determina também as regras para a faturação eletrónica.
Os objetivos deste decreto-lei, que surgiu no contexto do Simplex, são:
- estabelecer as regras para a faturação sem papel;
- simplificar as relações entre a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e os contribuintes e destes com os seus fornecedores;
- facilitar a desmaterialização de documentos e a utilização de sistemas de arquivo eletrónico dos elementos da contabilidade das empresas;
- promover a transparência e combater a fraude fiscal.
Na altura em que foi publicado, teve como principais novidades o ATCUD (Código Único de Documento da Autoridade Tributária) e o QR Code nas faturas, algo que hoje em dia já faz parte do dia a dia das empresas e dos consumidores.
Principais regras de faturação introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019
Um dos pontos principais deste decreto-lei diz respeito às obrigações relativas ao processamento de faturas. Mas aborda também as questões relacionadas com a sua segurança e comunicação à AT.
Obrigação de usar programas certificados
A lei permite que as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes possam ser processados por programas informáticos de faturação disponibilizados pela AT, por outros meios eletrónicos (máquinas registadoras, terminais ou balanças) ou documentos pré-impressos em tipografias autorizadas.
No entanto, o DL 28/2019 determina, para algumas empresas, a obrigação de utilizar exclusivamente programas informáticos certificados pela AT. O sistema informático de faturação com certificação é obrigatório para empresas com sede, estabelecimento estável ou domicílio em Portugal que:
- no ano civil anterior tenham tido um volume de negócios superior a 50.000 euros;
- utilizem programas informáticos de faturação;
- tenham contabilidade organizada (por obrigação ou opção).
A lei descreve igualmente os requisitos técnicos necessários à certificação destes programas.
Identificação única de faturas
A lei também estabelece que faturas e todos os documentos com relevância fiscal devem incluir um conjunto de elementos pré-definidos, como NIF, designação do produto, taxas de IVA aplicáveis (ou motivo da isenção), etc.
Estes documentos devem ser emitidos em uma ou mais séries, sendo datados e numerados de forma progressiva e contínua.
No caso específico das faturas, é obrigatória a inclusão de um QR Code e do ATCUD, que são gerados automaticamente pelo programa de faturação. São dois mecanismos que garantem a originalidade e autenticidade da fatura e são úteis no combate à fraude e à evasão fiscal. Além disso, facilitam a comunicação dos contribuintes com a AT, permitindo a dedução de despesas no IRS.
Faturas eletrónicas
O DL n.º 28/2019 introduziu também a aceitação da faturação eletrónica e a dispensa de impressão deste documento, um procedimento que se generalizou desde então.
Estabeleceu também como requisito para faturação eletrónica a existência de uma assinatura digital qualificada. Contudo, esta obrigação tem vindo a ser sucessivamente adiada, estando prevista a sua plena entrada em vigor em 2027.
Comunicação de faturas à AT
Entre as obrigações definidas pelo decreto-lei está também a obrigação de comunicação à AT das faturas emitidas no mês anterior ou da inexistência de faturação.
Numa alteração ao Decreto-Lei n.º 198/2012 (que já estabelecia medidas de controlo da emissão de faturas e outros documentos com relevância fiscal), a lei de 2019 reforça a obrigação de comunicação dos elementos das faturas, documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços e recibos.
A transmissão de dados à AT pode ser feita:
- por via eletrónica em tempo real;
- por transmissão eletrónica de dados, enviando o ficheiro SAF-T (PT);
- por inserção direta no Portal das Finanças.
Outras regras do decreto lei nº 28 2019
O decreto que regulamenta as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes estabelece ainda outras normas importantes para as empresas.
Arquivo e conservação de faturas
As faturas devem ser conservadas por ordem cronológica e sem qualquer tipo de alteração. A lei permite que as faturas em papel sejam digitalizadas e arquivadas eletronicamente.
No caso da opção por um arquivo digital, devem ser asseguradas a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento. Têm ainda de existir funcionalidades para prevenir a criação indevida e para detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.
Para que o arquivo seja feito em formato digital, é igualmente necessário que seja possível a recuperação dos dados em caso de incidente e a reprodução de cópias legíveis e inteligíveis dos dados registados.
Os sistemas de arquivo podem ser mantidos em Portugal ou em qualquer Estado-membro da União Europeia, desde que o acesso seja garantido através de terminais situados em Portugal.
Prazo de conservação
Os livros, registos e respetivos documentos de suporte têm de ser conservados por um prazo de 10 anos.
Caso a contabilidade ou a faturação sejam feitas por meios informáticos, a lei estabelece as seguintes obrigações para os registos:
- Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, em qualquer altura;
- Existência de controlos de integridade que impeçam a sua alteração, destruição ou inutilização;
- A informação tem de estar acessível e legível para a AT.
Quais são as penalizações para quem não cumprir?
O não cumprimento das regras do Decreto-Lei n.º 28/2019 pode ter consequências sérias. Além das coimas previstas na lei tributária, se uma inspeção da AT detetar irregularidades, pode dar origem a complicações jurídicas e desencadear investigações mais aprofundadas para verificar a veracidade dos elementos dos documentos e das operações a que dizem respeito.
Como cumprir as regras impostas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019?
Sendo esta uma lei tão importante para a conformidade legal e fiscal das empresas, é essencial garantir que todas as regras aí dispostas sejam cumpridas, nomeadamente::
- Emissão de faturas conformes: com todos os elementos obrigatórios por lei, incluindo o código QR e o ATCUD;
- Software certificado: usar um software de faturação certificado pela AT;
- Gestão de séries: gerir as séries de faturação para que a numeração seja contínua;
- Registo de documentos anulados: manter o registo detalhado de todos os documentos que são anulados;
- Arquivo e conservação: manter o arquivo durante o prazo previsto na lei e de acordo com as regras descritas no decreto-lei;
- Segurança dos dados: garantir a recuperação da informação que consta do arquivo caso esta seja apagada ou destruída por acidente;
- Comunicação à AT: de todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.
A utilização de um software de faturação certificado pela AT, mesmo nos casos em que não existe essa obrigação legal, é a melhor forma de garantir que cumpre com as normas em vigor. Todos os processos, desde a emissão de faturas e de outros documentos até à sua comunicação à AT, são mais simples, rápidos e em conformidade com a lei.
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