O ficheiro é normalizado e deve estar em formato XML, o que permite uma exportação fácil dos registos contabilísticos e de faturação, num formato legível e comum, independente do programa utilizado. O objetivo do envio dos ficheiros SAFT à AT é aumentar a transparência, facilitar a fiscalização e prevenir fraudes fiscais.
Neste guia vai encontrar toda a informação para perceber o que é um ficheiro SAF-T e como funciona, bem como as datas limite para o envio e as consequências de não comunicar o SAF-T nos prazos previstos.
O que é o ficheiro SAF-T?
O SAF-T (abreviatura para Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version) é um ficheiro standard, na linguagem XML, que permite exportar documentos de um determinado período de tributação, para comunicação à Autoridade Tributária.
Segundo a AT, a utilização do ficheiro SAF-T (PT) tem como objetivo facilitar a recolha, em formato eletrónico, dos dados fiscais relevantes dos contribuintes, por parte dos inspetores ou auditores tributários. Estes ficheiros servem como suporte das suas declarações fiscais, análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal e cumprimento de obrigações declarativas.
Que tipos de SAF-T existem?
A lei fiscal portuguesa contempla dois tipos de SAF-T com propósitos diferentes: SAF-T de Faturação e SAF-T de Contabilidade.
O SAF-T de Faturação tem de ser submetido mensalmente e diz respeito aos documentos emitidos, como faturas ou guias. Já o SAFT da Contabilidade centra-se no registo contabilístico (fecho de contas).
SAF-T de faturação
O SAF-T de Faturação é um ficheiro simplificado, com base na faturação da empresa e que deve ser enviado mensalmente à Autoridade Tributária. Para além de todas as informações fiscais relacionadas com a empresa (produtos, serviços e faturação mensal), são exportados todo o tipo de documentos emitidos pela empresa, nomeadamente:
- Dados da Empresa: nome, morada, cidade, país, contribuinte, email e site.
- Dados dos Clientes: nome, morada, cidade, país e contribuinte (de todos os clientes, mesmo que não tenham sido emitidas faturas).
- Dados dos Produtos/Serviços: designação e tipo de todos os produtos ou serviços.
- Dados de Faturação: faturas, recibos, notas, notas de crédito, notas de débito, notas de encomenda, notas de devolução, guias de remessa, guias de transporte e outros documentos emitidos no período em questão, mesmo que tenham sido cancelados.
Criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26/03 (entretanto alvo de várias alterações), é obrigatório desde 2008 e tem de ser emitido de acordo com a estrutura de dados definida na lei. Este ficheiro deve ser exportado na versão SAF-T PT 1.04_01.
SAF-T de Contabilidade
O SAF-T de Contabilidade é um ficheiro completo, baseado nos dados contabilísticos da empresa. Normalmente, é exportado e enviado à Autoridade Tributária sempre que esta o solicite, no processo de realização de uma auditoria.
A submissão do ficheiro - SAF-T de contabilidade vai ser obrigatória em 2028, aplicando-se aos períodos a partir de 2027, determinou o OE 2026. A medida deveria ter entrado em vigor em 2024, mas tem vindo a ser adiada, o que significa que as empresas têm mais tempo para se preparar para esta obrigação.
A entrega deste ficheiro vai permitir à Autoridade Tributária, pré-preencher a IES (Informação Empresarial Simplificada).
O formato do SAF-T de contabilidade é composto pelas seguintes tabelas:
- 1. Cabeçalho (Header);
- 2.1. Tabela de código de contas (GeneralLedgerAccounts);
- 2.2. Tabela de clientes (Customer);
- 2.3. Tabela de fornecedores (Supplier);
- 2.5. Tabela de impostos (TaxTable);
- 3. Movimentos contabilísticos (GeneralLedgerEntries);
- 4.4. Documentos de recibos emitidos (Payments), quando deva existir.
Perguntas frequentes sobre o SAF-T de Faturação
Dado que, atualmente, apenas o SAF-T de faturação é o único obrigatório, é importante esclarecer algumas dúvidas que ainda possa ter sobre este tema e sobre a forma como deve cumprir esta obrigação.
Quem tem de entregar o SAF-T de Faturação?
As empresas que exerçam atividades comerciais, industriais ou agrícolas em território português estão obrigadas a entregar o SAF-T de faturação às Finanças. Esta obrigação aplica-se ainda a outros sujeitos passivos que utilizem um programa de faturação certificado pela AT.
A comunicação SAF-T de faturação é obrigatória e pode ser efetuada das seguintes formas:
- Comunicação de documentos em tempo real;
- Ativação do envio mensal automático do SAF-T;
- Exportação do ficheiro SAF-T para ser importado através do e-fatura.
Qual a data limite de envio do SAF-T de Faturação?
A data limite de entrega do SAF-T de faturação é dia 5 do mês seguinte àquele a que diz respeito. Ou seja, o SAFT-T da faturação de janeiro tem de ser entregue até 5 de fevereiro e assim sucessivamente.
O que acontece se não enviar o SAFT?
Se não enviar o ficheiro dentro do prazo previsto na lei, a empresa fica sujeita a uma multa entre os 200€ e 3.750€, dependendo da gravidade e de ser ou não reincidente neste tipo de falha.
Arrisca-se ainda e inspeções tributárias e a ser confrontado com inconsistências nas declarações de IVA.
Se não emitir faturas, tenho de exportar o ficheiro SAF-T?
Não, nesse caso o envio do ficheiro SAF-T não é obrigatório. Contudo, tem de comunicar a inexistência de faturação através do e-Fatura no Portal das Finanças até ao dia 5 do mês seguinte (opção comunicação mensal por inexistência de faturação).
Como submeter o SAF-T de faturação através do Cegid Vendus?
É possível submeter o SAF-T das seguintes formas:
- Ativando a comunicação em tempo real;
- Ativando o envio mensal automático do SAF-T;
- Exportando o ficheiro da sua conta e submetendo no portal do E-fatura;
- Criando acesso ao contabilista para que este possa exportar o ficheiro e submetê-lo.
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