O EAN - European Article Number é um código de identificação único, composto por 13 algarismos associados a um código de barras, que pode ser lido por dispositivos eletrónicos. A utilização do EAN tem vantagens a nível da faturação, gestão de stocks e logística.
Este código é usado em etiquetas, que pode imprimir e colar em artigos ou em caixas, mas também é utilizado em faturas e outros documentos. Assim, é importante perceber como é emitido e de que forma este sistema de codificação de produtos pode ajudar a sua faturação a ser mais eficiente. Esclareça as suas dúvidas sobre este sistema.
O que significam os números do código EAN?
A estrutura do EAN é composta por uma sequência de barras verticais de diferentes espessuras e um conjunto de 13 dígitos. Os números dos códigos EAN são organizados da seguinte forma:
- Código do País: Os três primeiros dígitos do código indicam o país de origem. No caso de Portugal, o código é 560, o que não significa necessariamente que o produto seja português.
- Identificação da Empresa: Os cinco algarismos seguintes identificam a empresa que é responsável pelo produto, por exemplo, o produtor ou fabricante;
- Identificação do Produto: A identificação do produto é feita entre o nono e o 12.º algarismos;
- Dígito verificador: O último dígito serve para controlo e garante que a leitura do código foi feita de forma correta.
A forma como as barras e os algarismos são dispostos tem de cumprir alguns parâmetros:
- As partes laterais não têm nenhuma impressão, para facilitar a leitura;
- Os separadores são barras mais compridas que dividem o código em três partes para facilitar a sua leitura, mas não contêm informação;
- Abaixo das barras está a sequência numérica que constitui o código.
Para que serve o EAN?
A utilização do EAN é uma forma de, em qualquer parte do mundo, poder ser feita a identificação correta e completa de um produto, da empresa e do país de origem.
Como cada produto tem um código único, este sistema é útil não só para facilitar o comércio nacional e internacional, mas também mais segurança para os consumidores, porque ajuda a evitar a contrafação e a alteração de ingredientes.
Vantagens da utilização do EAN
O EAN não é útil apenas para identificar o produto. Também contribui para a maior eficiência na gestão de um negócio e em toda a cadeia de abastecimento.
Como a leitura do código é feita de forma digital, sempre que existem vendas, o stock é atualizado de forma informatizada, em tempo real e sem erros (porque não existem dois códigos iguais para produtos diferentes). Ou seja, consegue saber, a cada momento, quantos artigos tem disponíveis. Em caso de dúvida, pode usar o código para consultar o estado do stock.
A utilização deste sistema com código de barras é também importante para as empresas com vendas online, não só porque assegura uma correta gestão do inventário, mas também porque está em conformidade com as principais plataformas de comércio eletrónico. Desta forma, os produtos são colocados nas categorias certas, melhorando a sua visibilidade.
A utilização do código EAN contribui, ainda, para acelerar os processos relacionados com a emissão e gestão das faturas da sua empresa.
Como usar o EAN na faturação?
Ao usar o software de faturação Cegid Vendus tem várias soluções que permitem usar os códigos de barras para melhorar processos de venda e emissão de faturas.
Ao criar ou vender produtos basta ligar o leitor de código de barras ao computador para que os artigos sejam rapidamente identificados. Ao faturar, pode usar o leitor para ler o código de barras do produto, identificando-o e adicionando-o à venda atual.
A criação de encomendas e faturas a fornecedores e a pesquisa de produtos são outras situações em que um software de faturação certificado e o EAN são usados em conjunto para agilizar processos e melhorar a eficiência.
EAN e código de barras em Portugal: como funciona?
O código de barras português é o 560. A empresa responsável pela atribuição e gestão de códigos de barras em Portugal é a GS1.
O CEP - Código de Empresa Portuguesa é atribuído a uma empresa que cumpra uma das seguintes condições:
- Empresa nacional que importe produtos estrangeiros e os venda como marca própria;
- Empresa nacional que venda produtos num mercado estrangeiro;
- Empresa estrangeira com filial em Portugal ou com registo comercial português.
Assim, cada produto que seja comercializado em Portugal ou por empresas portuguesas está devidamente identificado, o que facilita o inventário, as questões logísticas e as vendas noutros mercados.
Como obter?
Para obter o CEP para a empresa, esta tem de ser associada da GS1 Portugal, pelo que deve contactar a entidade que gere este código e a sua atribuição. A GS1 Portugal atribui o prefixo do país e da empresa, sendo a referência do produto definida pela empresa. O dígito de controlo pode ser calculado.
Qual é diferença entre GTIN, EAN E UPC ?
O EAN, o GTIN (Global Trade Item Number) e o UPC (Universal Product Code) têm em comum o facto de serem códigos de identificação de produtos. No entanto, existem algumas diferenças entre estes sistemas, que começam logo na região demográfica em que são utilizados.
Assim, enquanto o European Article Number é usado na Europa e o UPC nos EUA e Canadá, o GTIN é um padrão global de identificação e codificação de produtos. Estas são as principais diferenças:
- O EAN, que também é conhecido como GTIN-13 (devido aos 13 dígitos do código de barras) identifica o produto, a empresa produtora e o país;
- O UPC, ou GTIN-12, também identifica o artigo, empresa que o produz e país, mas é um código de barras de 12 dígitos;
- O GTIN é a base para os códigos EAN e UPC; pode ter 12, 13 ou 14 dígitos; usa-se para identificar produtos em diferentes níveis de embalagem (GTIN-14 para embalagens maiores).
