Os empresários em nome individual (ENI) e os trabalhadores independentes têm um conjunto de despesas dedutíveis em IRS. Ou seja, despesas afetas à atividade, que podem ser deduzidas para reduzir o imposto a pagar.
Esta dedução, chamada dedução específica, refere-se às despesas consideradas como essenciais para a obtenção dos rendimentos. Além desta, ENI e trabalhadores independentes podem ainda beneficiar das deduções à coleta, que incluem, por exemplo, as despesas gerais e familiares, despesas de saúde ou por exigência de fatura.
No que respeita à dedução específica, existem diferenças que dependem do regime de tributação em que se encontra: regime simplificado ou regime de contabilidade organizada.
Despesas dedutíveis em IRS no regime simplificado
O regime simplificado é a opção de tributação de rendimentos mais comum dos Empresários em Nome Individual ou trabalhadores independentes (recibos verdes). É atribuída por defeito pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) no momento em que se inicia atividade.
No regime simplificado é feita uma presunção de despesas. Ou seja, o Fisco tributa apenas uma parte do rendimento obtido, considerando que a outra parte diz respeito a despesas inerentes à atividade. O rendimento tributável é calculado multiplicando o rendimento anual bruto por um coeficiente que depende da natureza dos rendimentos obtidos.
Os coeficientes de tributação, previstos no n.º 1 do artigo 31.º do CIRS, a aplicar consoante o tipo de rendimentos, são:
- Coeficiente de 0,15: rendimentos de vendas de mercadorias e produtos, operações com criptoativos, prestações de serviços no âmbito de atividades de restauração e bebidas e de atividades hoteleiras e similares (exceto alojamento local);
- Coeficiente de 0,75: rendimentos das atividades profissionais que constam da tabela de atividades do artigo 151.º do Código do IRS (CIRS);
- Coeficiente de 0,35: rendimentos de prestações de serviços que não constam da tabela;
- Coeficiente de 0,95: rendimentos provenientes da mineração de criptoativos, contratos de cessão ou utilização temporária da propriedade intelectual ou industrial , prestação de informações respeitantes a uma experiência adquirida num determinado setor, rendimentos de capitais imputáveis a atividades geradoras de rendimentos empresariais e profissionais, ao resultado positivo de rendimentos prediais, ao saldo positivo das mais e menos-valias e incrementos patrimoniais;
- Coeficiente de 0,30: subsídios ou subvenções não destinados à exploração;
- Coeficiente de 0,10: subsídios destinados à exploração e restantes rendimentos da categoria B não previstos nas alíneas anteriores;
- Coeficiente de 1: rendimentos decorrentes de prestações de serviços efetuadas a sociedades abrangidas pelo regime da transparência fiscal de que seja sócio, detenha 5% do capital (ou 25% em conjunto com familiares próximos);
- Coeficiente de 0,50: rendimentos da exploração de estabelecimentos de alojamento local situados em área de contenção.
Quem tem de justificar as despesas no regime simplificado?
No regime simplificado, regra geral, não é preciso justificar a maior parte das despesas. Exceto para os trabalhadores independentes e ENI que obtenham rendimentos anuais superiores a 27.360 € de prestações de serviços abrangidas pelos coeficientes de 0,75 e 0,35.
Nestes casos, a dedução ao rendimento depende da verificação de despesas e encargos efetivamente suportados. O valor de despesas a comprovar deve corresponder a 15% do rendimento anual bruto.
Caso esse valor não seja totalmente justificado, a diferença será somada ao rendimento tributável, o que resultará num valor de IRS a pagar mais elevado.
Quais as despesas dedutíveis no IRS no regime simplificado?
As despesas dedutíveis no IRS para quem está no regime simplificado e tem de justificar gastos são:
- Dedução específica de 8,54 vezes o valor do Indexante dos Apoios Sociais (IAS), o que equivale a 4 587,09 euros em 2026, ou, se for superior, o valor pago em contribuições obrigatórias para regimes de proteção social;
- Despesas com pessoal e encargos com remunerações, ordenados ou salários;
- Rendas de imóveis afetas à atividade empresarial ou profissional;
- 1,5% do valor patrimonial tributário (VPT) dos imóveis afetos à atividade empresarial ou profissional ou 4% do VPT no caso de imóveis afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local;
- Outras despesas com a aquisição de bens e prestações de serviços relacionadas com a atividade, como materiais de consumo corrente, eletricidade, água, transportes e comunicações, rendas, contencioso, seguros, rendas de locação financeira, quotizações para ordens e outras organizações representativas de categorias profissionais respeitantes ao sujeito passivo, deslocações, viagens e estadas do sujeito passivo e dos seus empregados;
- Importações ou aquisições intracomunitárias de bens e serviços relacionados com a atividade.
Como justificar as despesas?
As despesas devem estar associadas a faturas comunicadas à Autoridade Tributária com o seu NIF. A justificação é feita através da classificação das faturas registadas no e-fatura (em "Complementar Informação de Faturas"). Aí, deve indicar se dizem respeito à atividade profissional e imputá-las, total ou parcialmente, à atividade.
Leia também: Que despesas posso deduzir no IVA como trabalhador independente?
Despesas dedutíveis em IRS no regime de contabilidade organizada
A contabilidade organizada é o regime fiscal mais vantajoso para negócios de maior complexidade ou quando as despesas afetas à atividade são superiores a 25% dos rendimentos.
Neste regime, pode deduzir a maioria das despesas e encargos profissionais relacionados com a atividade empresarial, sem limite de valor. A única condição é que estejam devidamente documentados, através de faturas com o seu NIF comunicadas à Autoridade Tributária (AT).
Que despesas podem ser deduzidas na contabilidade organizada?
Se o trabalhador independente ou ENI estiver enquadrado no regime de contabilidade organizada, pode deduzir as despesas suportadas com:
- Utilização do carro para fins profissionais e os respetivos gastos (combustível, deslocações, entre outros);
- Refeições realizadas no âmbito do trabalho;
- Estadias, caso se ausente em trabalho;
- Material informático;
- Aquisição de matérias-primas;
- Avença com o Contabilista Certificado;
- Multas, se cometer infrações;
- Local físico de trabalho, como manutenção e restauro, rendas, contas, empréstimos bancários;
- Outras despesas (dentro dos limites estabelecidos por lei).
A dedução de despesas no IRS é, para ENI e trabalhadores independentes, uma forma de reduzir o imposto a pagar. Além da eficiência fiscal, estes profissionais precisam também de ter uma gestão eficiente da sua atividade, recorrendo a ferramentas que simplifiquem os processos como a faturação.
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