A análise custo-benefício é uma ferramenta essencial para ajudar quem gere um negócio a tomar decisões. É importante, por exemplo, para avaliar investimentos, novos projetos, contratações ou aquisição de equipamentos e tecnologias.
Geralmente a relação custo benefício é feita em termos de valor monetário, atribuindo um determinado valor a cada despesa e a cada benefício obtido. Quando os benefícios de um projeto superam os gastos necessários para o fazer avançar, o custo-benefício torna-se positivo. Ou seja, a ideia é viável.
O que é a análise custo-benefício?
A análise custo-benefício (ACB) é uma ferramenta usada não só na gestão de negócios privados, mas também a nível público, o que mostra a sua importância na tomada de decisões. Consiste na valorização em termos monetários de todos os efeitos previsíveis de uma determinada decisão ou projeto.
Esta ferramenta avalia, assim, os benefícios e os custos, diretos e indiretos, associados a uma determinada medida /intervenção. Pode ser feita recorrendo a comparações com outras alternativas (investir em x em vez de investir em y) ou com um cenário em que não existem custos (o que acontece se não investir).
O objetivo final de uma análise deste tipo é garantir que os benefícios vão superar os custos, ou seja, que as vantagens vão compensar os recursos financeiros ou humanos usados.
Nos pequenos negócios esta avaliação é ainda mais importante, dado que os recursos são limitados. Por isso, é essencial pesar benefícios e custos, mesmo nas pequenas decisões.
Para que serve a relação custo-benefício?
A análise custo-benefício pode ser utilizada em vários contextos, desde um projeto particular até aos grandes projetos públicos, como a construção de infraestruturas. Independentemente do contexto, é uma ferramenta útil para:
- tomar decisões, que podem passar tanto pela viabilidade de um projeto como por uma escolha entre várias alternativas;
- aumentar os lucros /vendas ou resultados;
- redução de custos;
- fazer a otimização de recursos, garantindo que estes são usados onde existe mais retorno e evitando desperdícios;
- identificar oportunidades com uma boa relação custo/benefício;
- justificação para investimentos perante parceiros ou financiadores, apresentando dados concretos sobre as vantagens do investimento;
- análise quantitativa, medindo o impacto tangível de uma decisão.
Ou seja, a ACB pode ser aplicada a praticamente todas as decisões que são tomadas na gestão diária de um negócio, pesando os custos e os benefícios dessa decisão.
Como realizar uma análise de custo-benefício? Os 4 passos a seguir
A realização de análises custo-benefício é importante para poder tomar decisões mais informadas e avaliar de forma eficaz se a sua ideia vai ter os benefícios esperados. Ou se, pelo contrário, as vantagens a obter não compensam. Conheça os passos para fazer esta análise.
1. Definir o âmbito e objetivos do projeto
Quer se trate do lançamento de um novo produto, de uma contratação ou de obras na sua loja, o primeiro passo é sempre identificar qual o projeto que vai ser analisado. Deve ainda definir os objetivos a atingir (por exemplo, reduzir custos, melhorar as condições para o cliente, aumentar as vendas, etc.), quais os recursos que vai usar para a análise e durante quanto tempo.
Por exemplo, se está a pensar em adquirir um software de faturação, deve definir:
- quantas horas de trabalho quer poupar por semana;
- quanto pode poupar com a automatização da faturação;
- objetivos: menos erros, mais rapidez, etc.
2. Identificar os custos e os benefícios
A etapa seguinte da análise é a identificação dos custos associados ao projeto e dos seus potenciais benefícios. Existem vários tipos de custos que deve ter em conta no processo:
- Custos iniciais: dizem respeito, por exemplo, a aquisição, subscrição, instalação ou compra de equipamentos e licenças. Ou seja, são as despesas necessárias para começar a pôr a ideia em prática;
- Custos operacionais ou contínuos: são as despesas recorrentes necessárias para manter o projeto, como por exemplo, salários (no caso de uma contratação), manutenção (equipamentos) ou mensalidades;
- Custos diretos: podem ser atribuídos de forma direta ao projeto; incluem, por exemplo, matérias-primas, equipamentos e mão de obra especializada;
- Custos indiretos: são os custos com impacto noutras áreas da empresa;
- Custos de implementação: referem-se, por exemplo ao tempo e recursos necessários para implementar o projeto ou formar colaboradores;
- Custos de oportunidade: o benefício que se perde ao fazer determinada opção em detrimento de outra (por exemplo, comprar equipamento novo em vez de contratar mais um funcionário ou comprar um fogão mais potente para a cozinha do restaurante em vez de um ar condicionado).
Na identificação dos benefícios devem ser incluídos:
- benefícios tangíveis: todos os que podem ser mensuráveis, como as receitas, aumento de vendas ou diminuição do desperdício;
- benefícios intangíveis: são mais subjetivos e dizem respeito, por exemplo, à melhoria da reputação da empresa ou aumento da satisfação do cliente.
3. Quantificar custos e benefícios
Depois de identificar os custos e os benefícios, deve atribuir um valor a cada um. Esta tarefa é mais simples no caso dos custos, porque é mais fácil perceber quanto se vai gastar numa aquisição ou qual o número de horas que um colaborar vai ficar alocado ao projeto.
Na quantificação monetária dos benefícios é provável que tenha de fazer estimativas, recorrendo, por exemplo, a estudos de mercado ou a dados usados anteriormente.
O importante é que a quantificação dos custos e dos benefícios seja o mais rigorosa possível.
4. Calcular os benefícios
Esta é a etapa em que vai perceber se a relação entre os custos e os benefícios é positiva. Ou seja, se a ideia que teve é viável.
Existem várias fórmulas para calcular esta relação custo-eficácia, mas nos pequenos negócios será mais simples recorrer a uma destas:
- Ao valor dos benefícios subtrair os custos ou
- Dividir o valor total dos benefícios pelo valor total dos custos; se o resultado for superior a 1, os benefícios compensam os custos.
Quais são as vantagens e desvantagens da análise custo-benefício?
O processo de análise de custo-benefício é útil para avaliar a viabilidade de uma ideia e pode ser um aliado estratégico quando estão em causa decisões que impliquem custos para a empresa.
Este tipo de análise tem vantagens e desvantagens. Entre os pontos positivos estão:
- Objetividade: quantifica todos os custos e todos os benefícios esperados;
- Fácil leitura: os resultados obtidos são diretos, o que permite perceber rapidamente se o projeto é ou não viável;
- Flexibilidade: é uma análise fácil de fazer e que pode ser aplicada a todos os negócios e a vários tipos de projetos.
Entre as desvantagens estão por exemplo:
- não contabiliza todos os impactos;
- pode existir alguma subjetividade, nomeadamente quando são usadas estimativas;
- nem sempre tem em conta os efeitos a longo prazo.
Como usar a análise custo-benefício no meu negócio?
A aplicação desta análise é praticamente generalizada e pode recorrer a estes cálculos sempre que quiser tomar decisões de investimento.
Retomando o exemplo da aquisição de um software de faturação para o seu escritório de advocacia ou loja de roupa.
Comece por avaliar os custos associados à aquisição e manutenção, tendo em conta dois pontos que ajudam a reduzir esta despesa. No caso do Cegid Vendus, não precisa de adquirir novos equipamentos, já que o sistema pode ser integrado com os que já tem. Além disso, pode experimentar gratuitamente durante 30 dias.
Contabilizados os custos, calcule os benefícios, nomeadamente:
- recursos humanos que passam a estar disponíveis para outras tarefas;
- menos erros, o que significa menos tempo gasto a corrigir e anular faturas;
- cumprimento das regras legais e fiscais, o que evita multas;
- menos dinheiro gasto em papel e impressões, porque pode enviar as faturas por e-mail e arquivá-las de forma digital.
Atribuindo um valor a cada custo e a cada benefício, consegue facilmente perceber se este é um investimento vantajoso para a sua empresa. Pode usar este modelo de análise sempre que estiver em causa uma nova ideia ou projeto com impacto na tesouraria ou no equilíbrio financeiro da empresa.
