Os documentos de transporte acompanham os bens em circulação sempre que estes são enviados ou transportados. Isto aplica-se a mercadorias que estejam fora dos locais de produção ou exposição, em veículos no momento de descarga ou transbordo, e a bens para venda expostos em feiras e mercados.
Também designados guias de transporte, estes documentos são obrigatórios no transporte de mercadorias ou bens em circulação. A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) é responsável pela sua regulação.
O que são documentos de transporte?
Os documentos de transporte são os documentos que acompanham os bens em circulação em território nacional. Por exemplo, faturas, guias de remessas, notas de devolução, guias de transporte ou documentos semelhantes.
Quando é obrigatório emitir documentos de transporte?
O processamento de um documento de transporte é obrigatório desde que os bens estejam fora dos locais de produção, fabrico, exposição ou armazéns, mesmo que não exista uma transmissão de bens.
Por exemplo, se tiver várias lojas e transportar mercadorias de uma para a outra, tem de emitir e comunicar à Autoridade Tributária (AT) um documento de transporte (neste caso uma guia de movimentação de ativos próprios). O mesmo acontece se transportar artigos para uma feira ou entre armazéns.
Segundo o Regime de bens em circulação (Decreto-Lei n.º 147/2003), todos os bens em circulação, em território nacional, que sejam objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de imposto sobre o valor acrescentado (IVA) devem ser acompanhados de documentos de transporte.
Quais os bens excluídos de documentos de transporte?
Fora do âmbito do Regime de Bens em Circulação (e por isso, sem obrigatoriedade de emissão e da existência de documentos durante o transporte) estão, por exemplo:
- bens manifestamente para uso pessoal ou doméstico do próprio;
- artigos que os consumidores adquiriram previamente e que os retalhistas vão entregar, exceto materiais de construção, artigos de mobiliário, máquinas eléctricas, máquinas ou aparelhos receptores, gravadores ou reprodutores de imagem ou de som se forem transportados em veículos de mercadorias;
- bens provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas, de aquicultura ou de pecuária que resultem da sua própria produção (ou que a ela se destinem) se forem transportados pelo próprio ou por sua conta;
- amostras entregues a vendedores ou material de propaganda não destinado a venda;
- filmes e material publicitário destinados à exibição e exposição;
- veículos automóveis com matrícula definitiva;
- taras e embalagens retornáveis;
- resíduos urbanos, cuja gestão é assegurada pelos municípios;
- bens recolhidos no âmbito de campanhas de solidariedade social efetuadas por organizações sem fins lucrativos.
Embora nestes casos não seja obrigatório apresentar documentos de transporte, a lei estipula que, se houver dúvidas sobre a legalidade da sua circulação, possa ser exigida uma prova da proveniência e do destino dos bens. Nessas situações, terá de apresentar um documento que comprove de onde vem a mercadoria e para onde vai.
Quais os tipos de documentos de transporte?
Há vários tipos de documentos de transporte que devem acompanhar as mercadorias em circulação. Explicamos-lhe quais são e quando devem ser usados.
Guias de remessa
A guia de remessa indica o envio de mercadoria. Deverá ser emitida sempre que ocorra o envio ou transporte de mercadorias ou prestação de serviços (documento logístico).
Guias de transporte
É o documento que acompanha a mercadoria durante o seu transporte. A guia de transporte é usada, por exemplo, na transferência de mercadorias entre lojas ou armazéns, mesmo pertencentes à mesma empresa.
Leia também: Guia de remessa vs guia de transporte: o que as distingue?
Documentos de transporte global
O documento de transporte global é um documento cujos destinatários dos bens não são conhecidos no momento da sua saída e corresponde a uma listagem de todos os bens transportados. O documento de transporte global origina a emissão de documentos acessórios como faturas, documentos de entregas efetivas ou folhas de obras.
Guia de Devolução
É um documento que acompanha a devolução da mercadoria e destina-se aos fornecedores, que emitem depois uma nota de crédito relativa a essa devolução. Usa-se quando existe uma devolução de mercadorias previamente vendidas ou entregues.
Outros documentos de transporte
Faturas (exceto simplificadas), notas de devolução e documentos equivalentes (por exemplo, guias de movimentação de ativos próprios ou guias de consignação) também podem ser usados como documentos de transporte. No entanto, destes deverão constar os dados de transporte.
Como emitir documentos de transporte?
Os documentos de transporte podem ser emitidos utilizando uma das seguintes formas:
- Via eletrónica;
- Software certificado pela AT, como o Cegid Vendus;
- Em papel através de documentos pré-impressos em tipografias autorizadas;
- Diretamente no Portal das Finanças.
Quer sejam emitidos através de um programa certificado, do Portal das Finanças ou em formato físico, os documentos devem ser feitos em triplicado: o original para o destinatário, um duplicado para fins de fiscalização e um triplicado para arquivo.
Os documentos de transporte devem ser comunicados à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) antes de as mercadorias serem distribuídas. Assim que a informação é recebida na AT, é atribuído um código de identificação ao documento de transporte.
É obrigatório imprimir?
Nem sempre. Caso tenha comunicado à AT os elementos dos documentos de transporte por webservice, ficheiro SAF-T, ou emitido o documento no Portal das Finanças, pode ficar dispensada a impressão. Além da comunicação à AT, é necessário que se faça acompanhar do código de identificação do documento, o código único de documento (ATCUD) e do código de barras bidimensional (Código QR), se este for obrigatório.
No entanto, caso se trate de um documento de transporte global, tem obrigatoriamente de ser impresso.
Quais os elementos obrigatórios nos documentos de transporte?
Os documentos de transporte devem ter obrigatoriamente os seguintes elementos:
- Nome, firma ou denominação social do remetente dos bens;
- Domicílio ou sede do remetente dos bens;
- Número de identificação fiscal do remetente dos bens;
- Nome, firma ou denominação social de quem adquire os bens;
- Denominação social de quem adquire os bens;
- Morada de quem adquire os bens;
- Número de identificação fiscal do destinatário (quando é sujeito passivo de IVA);
- Designação comercial dos bens (com indicação das quantidades);
- Locais de carga e descarga;
- Data e hora do início do transporte.
Os documentos de transporte emitidos em papel devem também conter elementos identificativos da tipografia (designação social, sede e número de identificação fiscal) e numeração.
No caso das faturas, o Código do IVA determina que devem ainda incluir:
- preço, líquido de imposto e os outros elementos incluídos no valor tributável;
- taxas aplicáveis e o respetivo imposto devido;
- motivo da não aplicação do imposto (se existir isenção);
- data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram feitos os pagamentos anteriores à realização das operações (se essa data não coincidir com a da emissão da fatura).
Como comunicar as guias de transporte à AT?
Caso emita os documentos de transporte através de meios informáticos (por via eletrónica, programa de faturação certificada ou da empresa), deverá comunicá-los em tempo real à Autoridade Tributária.
A comunicação prévia dos documentos de transporte pode ser feita por:
- Webservice;
- Ficheiro SAF-T;
- Emissão direta no Portal das Finanças.
Se utilizar o Portal das Finanças, os documentos de transporte são automaticamente comunicados.
Excecionalmente (ou seja, em situações de inoperacionalidade devidamente comprovadas) a comunicação prévia pode ser efetuada por telefone. No entanto, a informação necessária tem de ser complementada até ao 5.º dia útil seguinte ao do início do transporte.
Quem é obrigado a comunicar os elementos dos documentos de transporte?
A comunicação dos elementos dos documentos de transporte é obrigatória para os sujeitos passivos que tenham obtido um volume de negócios superior a 100.000 euros no período de tributação anterior,
Cabe à entidade que emitir o documento de transporte (remetente dos bens ou o adquirente que tome posse dos bens, antes do início do transporte) fazer a respetiva comunicação.
Quais as penalizações por não cumprir as regras?
Não emitir ou não apresentar imediatamente os documentos de transporte obrigatórios e a não prestação de informações ou esclarecimentos são puníveis com coima entre 150 e 3.750 euros. As coimas são aplicáveis quer ao remetente dos bens, quer ao transportador que não seja transportador público regular ou uma empresa concessionária.
Caso as entidades fiscalizadoras entendam que os bens em circulação levantem suspeitas da prática de uma infração criminal, podem exigir prova da sua proveniência ou destino. Se não for feita prova, pode ocorrer a apreensão provisória dos bens e do veículo transportador.
