A nota de crédito é um documento retificativo que permite corrigir a fatura original, fazendo o acerto de contas com o cliente.
Este documento deve ser utilizado, por exemplo, quando o cliente pede a inclusão de dados na fatura, devolve um produto ou quando lhe é feito um desconto já depois da venda. Ou seja, uma nota de crédito tem como objetivo dar crédito ao cliente, devolvendo-lhe o valor que pagou ou pagou a mais.
Saiba como funciona e quando deve ser emitida.
O que é uma nota de crédito?
Uma nota de crédito serve para retificar uma fatura emitida, sem ter de a cancelar. Este é um documento com validade fiscal, reconhecido pela Autoridade Tributária.
A nota de crédito pode ser parcial, caso diga respeito apenas a uma parte do valor do documento original, ou total, se estiver em causa a totalidade do montante cobrado.
Quando é que se emite uma nota de crédito?
Estes são alguns exemplos de situações em que pode emitir este documento retificativo:
- Erro na fatura: por exemplo, para incluir o NIF ou corrigir os dados do cliente. Neste caso, faz-se a emissão da nota de crédito pelo valor total da fatura e é criada uma nova fatura com os dados corretos.
- Troca de Produtos: por exemplo, se o cliente quiser trocar um artigo por outro, deve emitir-se uma nota de crédito apenas do produto a trocar e gerar uma outra fatura para o novo item.
- Devolução de Produtos: quando o cliente devolve um ou mais produtos, deve emitir-se uma nota de crédito no valor dos produtos devolvidos.
- Descontos pós-venda: quando pretende aplicar um desconto já após a emissão da fatura (por exemplo, porque os artigos tinham defeito), deve emitir uma nota de crédito com o valor do desconto concedido.
Leia também: 10 erros comuns nas faturas e como evitá-los
Que elementos deve conter?
Para que uma nota de crédito seja considerada válida em termos fiscais, tem de incluir estes elementos:
- Data da emissão;
- Dados do comerciante/prestador de serviços;
- Numeração sequencial;
- Dados do cliente;
- Referência ao número da fatura que está a retificar (exemplo: Nota de crédito referente à Fatura 2025/10);
- Motivo da retificação (Exemplo: devolução do produto; troca de produto; inclusão de nome e NIF na fatura).
Não se esqueça de que a nota de crédito deve ser emitida em duplicado. Guarde a cópia e entregue o original ao cliente. Assim, ambos ficam com um documento que regista a transação.
É também necessário indicar de que forma vai fazer a devolução do dinheiro ao seu cliente. Numa loja pode fazê-lo em dinheiro, através do cartão que foi usado para pagar ou até por MB Way. Quando se trata de um cliente habitual, o crédito também pode ser usado numa próxima compra.
Como anular a fatura e emitir a nota de crédito?
Imagine que um dos seus clientes recebeu os artigos encomendados muito depois da data prevista devido a um erro da sua empresa. Para compensá-lo pelo incidente, pretende oferecer-lhe um desconto nesses artigos.
Para isso, pode emitir uma nota de crédito, sem precisar de cancelar a fatura original. Este novo documento anula ou reduz o valor da anterior e permite que todos os movimentos financeiros fiquem devidamente registados.
Caso a fatura ainda não tenha sido enviada ou registada, pode anulá-la e emitir uma nova.
Como emitir uma nota de crédito no Cegid Vendus?
Imagine que se enganou e que precisa de emitir rapidamente a nota de crédito para enviar ou entregar a um cliente. No software de faturação Cegid Vendus consegue fazê-lo facilmente e em poucos minutos.
Para emitir através do backoffice só tem de:
- Clicar em gestão;
- Selecionar documentos e depois faturação;
- Escolher a fatura que pretende anular;
- No menu do lado direito, clicar em nota de crédito;
- Colocar o motivo da anulação da fatura;
- Escolher o método da devolução do valor;
- Clicar em emitir nota de crédito
Como emitir uma nota de crédito no POS
Para emitir uma nota de crédito num dos POS da sua loja, só tem de seguir estes passos:
- Clicar em gestão;
- Clicar em documentos de faturação;
- Escolher a fatura que pretende anular;
- Deixar selecionados todos os produtos ou escolher aquele sobre o qual se quer fazer a nota de crédito;
- Colocar o motivo para a emissão da nota de crédito;
- Escolher método de devolução;
- Clicar em emitir nota de crédito.
Qual é a diferença entre nota de crédito e nota de débito?
Ambas são documentos retificativos, mas devem ser emitidas em situações distintas. A principal diferença é que a nota de crédito é geralmente utilizada para corrigir dados ou reduzir o valor de uma fatura, como em caso de trocas ou devoluções.
Por sua vez, a nota de débito aumenta o valor da fatura, devendo ser utilizada exclusivamente para corrigir montantes relacionados com o IVA. Por exemplo, em situações em que o IVA não foi aplicado ou quando os artigos foram faturados com uma taxa de IVA inferior à devida.
Nota de crédito e nota de devolução: qual a diferença?
A nota de crédito é emitida quando é necessário efetuar uma retificação à fatura anterior. Serve para dar crédito ao cliente.
Já a nota de devolução surge da necessidade de acertar a conta-corrente do cliente, após a emissão da nota de crédito (para anular uma fatura simplificada ou fatura recibo). Pode ser entregue ao cliente em formato papel.
Existe ainda um outro documento relacionado: a guia de devolução. Este documento deve acompanhar a devolução da mercadoria e destina-se aos fornecedores (para que estes emitam uma nota de crédito relativa a essa devolução).
