Uma fatura proforma é um documento informativo e sem validade fiscal emitido antes da troca de bens ou serviços. O recurso a este tipo de documento é útil, porque fornece ao cliente todas as informações necessárias, facilitando o processo caso este queira avançar com a compra.
Por exemplo, um possível cliente solicita a várias empresas de telecomunicações faturas proforma com cotações para um determinado telemóvel e respetivos acessórios. Desta forma, poderá comparar características e preços e fazer o melhor negócio com o equipamento pretendido.
Este documento, mesmo sendo informativo, é comunicado à Autoridade Tributária.
A fatura proforma também é utilizada no comércio internacional, funcionando como uma justificação alfandegária. Informa tanto o comprador como as autoridades aduaneiras sobre os pormenores da possível encomenda.
Para que serve?
Utilizar uma fatura proforma é comum quando se pretende orçamentar um determinado bem ou serviço, dando ao cliente as informações quanto ao valor e outras condições de uma eventual venda.
Este modelo de fatura também é usado no comércio internacional para declarar o valor e a quantidade das mercadorias à alfândega, auxiliando no controlo alfandegário.
A fartura proforma pode ser também utilizada quando não se tem ainda todos os detalhes que são necessários para emitir uma fatura comercial ou nas situações em que os clientes podem vir a fazer alterações à encomenda.
Quais as vantagens?
Criar uma fatura proforma traz vantagens para a empresa e para o relacionamento com os clientes, garantindo uma comunicação clara e que facilita o desenrolar dos negócios. Como são standardizadas, e muito detalhadas, as faturas proforma são documentos mais fáceis de analisar do que orçamentos.
Ao saber quanto vai pagar pelos produtos e as condições de pagamento, o cliente consegue fazer um melhor planeamento da tesouraria. Pode, igualmente, comparar preços ou prazos de pagamento.
Como não se trata de um acordo legal, permite a negociação e a alteração das condições inicialmente apresentadas.
É, também, uma forma de facilitar o processo de faturação, porque caso o negócio avance, só terá de ser emitida a fatura com as mesmas informações.
Outra vantagem é que pode ser útil para verificar erros.
No caso de venda de bens para o estrangeiro, a fatura proforma ajuda com o controlo alfandegário, informando tanto as autoridades como o comprador sobre os detalhes da mercadoria. Havendo moedas diferentes, também ajuda a comparar custos.
A principal desvantagem é que não tem valor fiscal ou legal. Ou seja, não pode ser usada para cobranças, porque não se trata ainda de uma transação.
Qual a diferença entre uma fatura proforma e orçamento?
A fatura proforma e o orçamento são documentos idênticos. Ou seja, ambos pretendem dar cotação de um determinado produto ou serviço.
Apesar de estes dois documentos terem o mesmo propósito, a forma como são utilizados difere. A fatura proforma é essencialmente utilizada por empresas que comercializam produtos, enquanto que o orçamento é mais comum nas empresas que prestam serviços. Assim, embora ambos os documentos resultem de um pedido de orçamento feito pelo cliente, a proforma está relacionada sobretudo com a entrega de bens.
Este tipo de fatura é também comparável a nota de honorários, um orçamento usado pelos profissionais liberais e advogados para indicarem o valor dos seus serviços.
Qual a diferença entre fatura proforma e fatura?
Uma fatura proforma não obriga o comprador e o vendedor a concluírem o negócio, ou seja, não é juridicamente vinculativa. Uma fatura é já um compromisso que origina obrigações para ambas as partes.
As faturas proforma não têm um número e não ficam registadas para fins contabilísticos. Permitem, por outro lado, que sejam feitas modificações antes da ser feita a entrega dos bens ou dos serviços.
Quais os elementos de uma fatura proforma?
Antes de emitir o documento confirme que tem os dados necessários. Estas são as informações que devem constar de uma fatura proforma:
- Nome do vendedor e respetivo endereço;
- Nome do comprador e respetivo endereço;
- Descrição da mercadoria (quantidade, peso, dimensões, moeda, preço unitário, valor total);
- Modo de pagamento;
- Data prevista e local de entrega;
- Local de embarque e de destino;
- Data de validade da proposta;
- Assinatura do vendedor;
- Menção de eventuais descontos;
- Taxa de IVA.
Além destes elementos, a fatura proforma deve conter sempre a indicação “Este documento não serve de fatura”.
Como emitir uma fatura proforma no Cegid Vendus?
Para emitir uma fatura proforma basta aceder ao seu software de faturação e na área Gestão > Documentos > Criar Documento escolher qual é o documento que pretende criar.
A seguir deve selecionar o cliente e os produtos ou serviços a incluir na fatura proforma e, caso seja necessário, incluir notas no campo Observações. Para concluir basta escolher a opção "Criar".
Também é possível emitir uma fatura proforma no seu sistema POS (ponto de venda). Só tem de selecionar os produtos e, tal como faz numa venda normal, pressionar em Finalizar. A seguir escolha o tipo de documento que quer criar, preencha os restantes campos e finalize clicando em Emitir Documento no final da página.
Um software de faturação certificado como o Cegid Vendus, não só facilita o processo de emissão de faturas e orçamentos, bem como o envio de toda a informação obrigatória à Autoridade Tributária (AT).
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