O que é uma fatura manual?
Uma fatura manual é preenchida à mão, usando blocos impressos por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária (AT).
A emissão de faturas em papel era comum antes da utilização de recursos digitais e da obrigatoriedade da utilização de softwares certificados por parte da maioria das empresas. Atualmente é usada por pequenos negócios ou como alternativa aos documentos digitais, em caso de inoperacionalidade do sistema.
Quem pode emitir faturas manuais em 2026?
A tendência é para que a utilização de faturas eletrónicas seja generalizada. Por isso, em 2026 a emissão de faturas manuais só pode ser feita pelas empresas que cumpram os seguintes requisitos:
- volume de negócios inferior ou igual a 50 mil euros no período de tributação anterior;
- que não utilizem programa de faturação;
- que não tenham contabilidade organizada.
Nas restantes situações é obrigatório emitir faturas (simplificadas, faturas-recibo ou outros documentos fiscalmente relevantes) utilizando um software certificado, como é o caso do Cegid Vendus.
Como tornar as faturas manuais válidas?
Para serem válidas, as faturas manuais devem ser impressas em papel, por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Devem ainda ter impresso o código único de documento (ATCUD).
A comunicação de séries de faturação é obrigatória desde 2023 e esta obrigação inclui as faturas manuais. No caso destas, a comunicação das séries cabe à tipografia certificada onde forma impressas. Esta comunicação é importante, pois vai necessitar do código da série de faturação para o ATCUD, que também é obrigatório.
O QR Code é obrigatório nas faturas pré-impressas?
Não, o código QR apenas é obrigatório nas faturas de empresas que são obrigadas, por lei, a ter um software de faturação. Para as restantes empresas o QR Code não é obrigatório.
Como emitir, comunicar e anular faturas manuais
Para emitir faturas manuais deve adquirir os livros junto de tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Estas empresas garantem que o documento inclui os elementos obrigatórios, incluindo o ATCUD e as séries de numeração.
Ao emitir uma fatura pré-impressa deve preencher manualmente os seguintes dados, que são obrigatórios em todas as faturas:
- Data de emissão;
- Número da fatura (numeração sequencial);
- Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- NIF do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
- NIF do destinatário de bens ou serviços;
- Denominação e quantidade dos bens ou serviços;
- Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
- Taxas aplicáveis;
- Montante de IVA liquidado;
- Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se aplicável);
- Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura em papel.
Como comunicar faturas manuais?
É obrigatório comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira todas as faturas em papel emitidas por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA. Essa comunicação das faturas em papel pode ser feita através da inserção manual no E-fatura.
Caso seja necessário anular ou corrigir uma fatura, o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária é a emissão do documento retificativo designado por nota de crédito. A utilizar, por exemplo, quando o cliente solicita inclusão de dados na fatura após a mesma já ter sido emitida.
Qual a diferença entre fatura manual, digital (PDF) e eletrónica?
- Fatura Manual: é uma fatura em em papel, preenchida à mão em livros de faturas impressos por tipografias autorizadas pela AT.
- Fatura Digital: é um documento, como um PDF, enviado eletronicamente, mas processado manualmente. É uma versão digital de uma fatura tradicional, mas não pode ser considerada como uma fatura eletrónica, porque o processamento dos dados é manual e não garante a integridade e autenticidade exigidas.
- Fatura Eletrónica: é um ficheiro num formato estruturado (como XML ou EDI), que é emitido por um software certificado e assinado com assinatura digital qualificada. É processada automaticamente e enviada diretamente entre sistemas. Cumpre requisitos legais rigorosos, que garantem a sua autenticidade.
Perguntas frequentes (FAQ) sobre faturas manuais
P: As faturas em papel vão acabar?
R: O fim das faturas em papel está a avançar de forma progressiva. Em 2027 a faturação eletrónica passa a ser obrigatória para micro empresas e PME fornecedoras do Estado.
P: Até quando será possível emitir faturas manuais?
R: Se tem uma micro empresa ou uma PME e fornece o Estado, deixa de poder emitir faturas manuais no final de 2026.
P: É possível usar mais do que um método de faturação?
P: É obrigatório imprimir faturas?
R: Não. Se emitir faturas eletrónicas estas podem ser enviadas e arquivadas digitalmente.
É vantajoso usar um software de faturação?
