A conta corrente indica os valores de saldo e de dívida de clientes e a fornecedores. Assim, ao consultar esta informação, consegue saber, de forma imediata, quanto deve a quem o fornece ou quais os valores em dívida por parte dos seus clientes.
O acesso aos dados sobre estes movimentos financeiros permite não só uma avaliação rápida da situação da sua empresa, como a tomada de decisões importantes e a definição de estratégias.
O que é uma conta corrente de um cliente ou fornecedor?
Uma conta corrente é uma forma de gestão de valores pendentes de pagamento. Ou seja, sempre que um cliente faz uma compra e não paga imediatamente, o valor em dívida vai para a conta corrente. Tal como acontecia, ainda há poucos anos, nos pequenos negócios de bairro, em que os valores eram apontados num livro e regularizados no fim do mês.
Por outro lado, a empresa tem também a conta corrente relativa a fornecedores. Isto é, os bens ou serviços que adquiriu, como stock para a sua loja ou produtos para o seu restaurante e que não foram pagos a pronto.
Assim, a conta corrente pode dizer respeito a:
- Contas a receber: são as dívidas dos clientes, que se verificam quando a empresa vende a crédito. Quando o cliente paga, o saldo positivo é creditado e o valor em dívida é reduzido.
- Contas a pagar: são as dívidas a fornecedores, que ocorrem quando compra a crédito. Ao pagar, o saldo é abatido à dívida.
A conta corrente vai sendo atualizada sempre que é feita a emissão de faturas ou quando se verificam pagamentos. Este registo contabilístico deve ser feito de forma rigorosa (e de preferência automatizada), para que possa ter uma visão 360.º e atual da situação financeira da sua empresa.
Quando é que se usa uma conta corrente?
Algumas empresas podem ter uma conta corrente para clientes e outra para fornecedores. Por exemplo, se tiver uma fábrica de artigos de vestuário, deve ter uma conta corrente para os fornecedores de matérias-primas e outra para registar os pagamentos pendentes de clientes, como as lojas onde os seus artigos são vendidos.
Noutros casos, em que os pagamentos dos clientes são feitos a pronto, como num restaurante, numa mercearia ou num cabeleireiro, só precisa de ter uma conta corrente de fornecedores.
Há ainda situações em que uma empresa pode ser, simultaneamente, seu cliente e seu fornecedor. Neste caso, a conta corrente facilita o encontro de contas.
Para que servem as contas correntes?
As contas correntes são uma ferramenta essencial para a gestão da tesouraria. Permitem saber quanto se deve e quais são as dívidas a cobrar (por exemplo, quando existem faturas em atraso).
Explicamos algumas das vantagens de ter um registo de contas a cobrar e a receber.
Gerir os pagamentos dos clientes
Ao consultar a conta corrente de um cliente consegue perceber qual o valor em dívida e se existem faturas em atraso. Nesse caso, pode tomar as medidas adequadas para procurar receber os valores em falta ou para suspender novas vendas enquanto os montantes em dívida não forem pagos.
Gerir a tesouraria
Sabendo quanto deve e quanto lhe devem também é mais fácil gerir o dia a dia do seu negócio, adequando as opções de tesouraria ao orçamento disponível. Por exemplo, quando se aproxima a data de vencimento de uma fatura a um fornecedor ou a data de pagamento do IVA, tem de garantir que tem liquidez para cumprir essa obrigação.
Da mesma forma, pode reforçar o stock caso verifique que não tem muitos pagamentos pendentes por parte dos clientes e que existe alguma folga financeira para novas compras.
Gerir as faturas
Caso a situação financeira da sua empresa seja mais delicada, ao consultar as contas correntes pode organizar o pagamento de faturas, dando prioridade às que são essenciais ao funcionamento do negócio e negociando o pagamento das restantes.
Com esta ferramenta de gestão também consegue perceber, a cada momento, o estado das faturas emitidas pela sua empresa e as que estão vencidas. Desta forma, consegue avaliar a disponibilidade financeira dos seus clientes e perceber quais as situações mais preocupantes, que podem ser sinónimo de cobranças mais difíceis.
Por outro lado, permite comprovar a liquidação de faturas, esclarecendo assim eventuais dúvidas levantadas por fornecedores ou clientes.
Como é que um software de faturação facilita a gestão de contas correntes?
Existem várias formas de gerir e analisar as contas correntes de clientes.
Por exemplo, criando fichas de clientes com listagens de transações, elaborando um documento com a relação das faturas emitidas, por pagar e já pagas ou analisando os extratos bancários das contas da empresa para confirmar recebimentos.
A forma mais simples de o fazer, porém, é ter este processo automatizado, algo que é possível com um software de faturação online.
Se recorrer a um destes programas, os valores em dívida são gerados automaticamente após a emissão de faturas com um determinado prazo de pagamento. Quando essas faturas são pagas e emitido o respetivo recibo, a dívida gerada é abatida, também de forma automática.
Com esta funcionalidade, poupa tempo e recursos, já que não precisa de atualizar manualmente a conta de cada cliente. Se optar por um software de faturação em cloud (em que toda a informação está online e não no dispositivo físico) também consegue, em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo, consultar a conta corrente de cada cliente.
Entre as funcionalidades disponíveis estão também:
- consultar detalhes referentes a cada uma das faturas emitidas;
- verificar valores em dívida (vencida ou dentro do prazo) de uma entidade;
- emitir um relatório geral da dívida a fornecedores, que pode ser exportado;
- ter um sistema em que todas as faturas emitidas a pronto de pagamento geram a emissão automática de recibos de pagamento.
O Cegid Vendus é um software de faturação online, certificado pela Autoridade Tributária que vai simplificar bastante a gestão das contas correntes do seu negócio. Se ainda não tem, pode experimentar gratuitamente e ficar a conhecer esta e outras vantagens.