A lei define um conjunto de elementos obrigatórios nas faturas para que estas sejam consideradas como válidas perante a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Dados como o nome e identificação fiscal das empresas, código QR ou taxas de IVA têm de constar destes documentos.
Se tem um negócio ou trabalha por conta própria, é importante garantir que todas as faturas que emitir contêm os elementos obrigatórios. A utilização de um programa de faturação certificado assegura o cumprimento destes deveres e facilita o processo de faturação.
Qual o prazo para emissão de faturas?
De acordo com o artigo 36.º do Código do IVA (CIVA), a emissão da fatura deve ser feita, o mais tardar, no 5.º dia útil após a transação. Este prazo é alargado para o 15.º dia do mês seguinte caso estejam em causa prestações de serviços intracomunitárias tributáveis noutro país da União Europeia.
Tratando-se de uma transação ou prestação de serviço ainda não efetuada, ou quando o pagamento é efetuado no momento da venda ou prestação (por exemplo, quando vende um artigo na sua loja), a fatura é emitida na data de recebimento.
Nas situações em que há devolução de mercadorias, as faturas são substituídas por guias ou notas de devolução, que também devem ser emitidas, o mais tardar, no 5.º dia útil seguinte à data da devolução.
As faturas, bem como as guias e notas de devolução, são processadas em duplicado: o original fica para o cliente e a cópia destina-se ao arquivo do fornecedor.
Leia também: Decreto-Lei n.º 28/2019: tudo sobre as regras de faturação em vigor
O que é obrigatório constar nas faturas?
As faturas devem ser datadas e numeradas sequencialmente. Além disso, devem conter elementos obrigatórios, que organizamos aqui por grupos:
- Dados do emitente/fornecedor;
- Dados do adquirente/cliente;
- Detalhes dos bens ou serviços;
- Códigos de segurança;
- Assinatura digital;
- Outras menções.
Saiba qual a informação que deve constar das faturas emitidas em cada um destes campos.
Dados do emitente/fornecedor
As faturas devem conter os dados de quem vende um bem ou presta o serviço. Ou seja, os seus dados ou da sua empresa, dependendo da forma jurídica (trabalhador independente ou empresa) com que abriu o negócio.
Estes dados incluem os seguintes elementos:
- nome, firma ou denominação social;
- morada da sede;
- Número de identificação fiscal (NIF).
Dados do adquirente/cliente
Ao emitir uma fatura, também pode ter de identificar o cliente ou adquirente do serviço, indicando o NIF do cliente, nome e morada.
No entanto, há uma exceção. Quando a fatura é emitida ao consumidor final (fatura simplificada sem número de contribuinte), não é obrigatória a indicação do nome e morada.
Tenha ainda em conta que é obrigatória a inclusão do número de identificação fiscal do cliente, sempre que este o solicite. Esta obrigação ocorre mesmo quando o adquirente não é sujeito passivo de IVA (empresas, empresários em nome individual e trabalhadores independentes). Ou seja, se o cliente pedir fatura com NIF, tem de a emitir com essa informação, seja qual for o valor.
Detalhes dos bens ou serviços
Neste campo das faturas têm de ser incluídos os dados relativos ao produto vendido ou serviço prestado. Assim, o documento tem de conter:
- Quantidade;
- Designação habitual do bem ou serviço, especificando os elementos necessários para a aplicação da taxa de IVA correta. Este ponto é muito importante, por exemplo, em mercearias ou restaurantes, em que são vendidos artigos com diferentes taxas de IVA.
- Informação de que as embalagens não transacionadas devem ser objeto de devolução (este facto deve ser indicado separadamente e deve ser feita menção expressa de que foi acordada a sua devolução);
- O preço, líquido de imposto, bem como outros elementos incluídos no valor tributável;
- Taxas aplicáveis e o valor do imposto;
- Caso exista isenção de IVA, tem de ser indicado o motivo justificativo da não aplicação do imposto (código que identifica o motivo de isenção de IVA).
A fatura deve ainda incluir a data em que os bens ou serviços foram disponibilizados ou dos pagamentos anteriores, se esta for diferente daquela da data de emissão.
Nas situações em que os bens ou serviços estão sujeitos a diferentes taxas de IVA, a quantidade, preço e taxas aplicáveis devem ser indicados separadamente, de acordo com a taxa aplicável.
Códigos de segurança (ATCUD e QR Code)
O QR Code (Código QR) e o ATCUD (Código Único do Documento) são dois elementos que têm de estar presentes as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.
Através da leitura do QR Code, os contribuintes podem comunicar a fatura à AT, via e-fatura, sem ter indicado o seu NIF no momento da compra. Já o ATCUD permite identificar um documento de forma unívoca, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada.
A inserção destes elementos tem como objetivo garantir a segurança das faturas emitidas (impedindo que sejam alteradas após a emissão) e evitar a evasão fiscal.
Assinatura digital
A obrigação de utilizar a assinatura digital qualificada só se torna efetiva a 1 de janeiro de 2027. Até lá, as faturas em PDF enviadas por e-mail vão continuar a ser consideradas como uma fatura eletrónica para efeitos fiscais.
Em 2027 esta obrigação passa a abranger:
- Empresas que enviam as faturas em PDF por e-mail, como alternativa à fatura em papel;
- Empresas que emitam faturas eletrónicas no sistema EDI - Intercâmbio Eletrónico de Dados (em formatos estruturados como XML ou outros modelos de EDI);
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública utilizando o modelo de dados CIUS-PT UBL 1.2.
Outras menções
Ao emitir faturas e outros documentos fiscalmente relevantes (como por exemplo recibos, documentos de transporte ou notas de encomenda) tem ainda de incluir menções a outras situações com implicações fiscais. Por exemplo, "IVA - autoliquidação", nos casos em que o adquirente é o devedor do imposto, ou "IVA de caixa", se estiver neste regime.
Leia também: Autoliquidação de IVA: o que é e quando se aplica?
Quais as vantagens de usar um software de faturação certificado para emitir faturas?
A emissão das faturas da sua empresa tem, como percebeu, várias obrigações associadas e um conjunto de elementos que devem constar destes documentos.
A utilização de programas informáticos de faturação simplifica o processo, dado que a maioria dos dados já estão inseridos no sistema. E como este funciona online, pode aceder em qualquer dispositivo móvel.
Além disso, como todos os procedimentos são automatizados, reduz drasticamente a possibilidade de cometer erros. O processo é mais rápido, o que melhora a experiência do cliente e de quem vende ou presta o serviço.
A utilização de um software certificado pela Autoridade Tributária, como o Cegid Vendus, tem vantagens adicionais. Permite cumprir de forma automática a obrigação de comunicação de faturas às Finanças através do envio dos ficheiros SAF-T. Se ainda não utiliza, pode experimentar o Cegid Vendus gratuitamente durante 30 dias.