O controlo financeiro é fundamental para que um negócio possa sobreviver e crescer. Embora seja difícil contestar esta ideia, também é verdade que a gestão de um pequeno negócio não deixa muito tempo livre para se dedicar a este assunto.
Entre tanto para fazer e para pensar, organizar as finanças da sua empresa acaba por ser mais um ponto na lista de tarefas a executar... quando houver tempo. No entanto, este é um dos aspetos mais importantes para o sucesso do seu negócio e não pode ser esquecido.
As vendas até podem correr bem, mas vender muito não significa ter lucro se não houver controlo. Saiba como fazer a gestão financeira da sua empresa de forma simples e eficaz.
O que é o controlo financeiro?
O controlo financeiro é a forma como se acompanha a entrada e saída de dinheiro na empresa. Esta monitorização tem de ser feita de uma forma rigorosa, isto é, registando receitas, despesas e investimentos e analisando os resultados obtidos.
Desta forma consegue:
- conhecer a situação da tesouraria em qualquer momento;
- analisar a liquidez (dinheiro em caixa), os prazos de recebimento de clientes e de pagamento a fornecedores;
- detetar atrasos e eventuais dificuldades financeiras.
Só assim vai conseguir perceber se a empresa está a ter um bom desempenho, de que forma estão a ser gastos os recursos financeiros e que medidas pode tomar para melhorar a saúde financeira.
Por que é essencial para o seu negócio?
Ter controlo sobre as finanças do seu negócio é a única forma de poder tomar decisões informadas não só no dia, mas também a médio e longo prazo.
Conhecer a situação financeira real da sua empresa:
- facilita a tomada de decisões, quer em termos de expansão, quer no corte ou ajuste de despesas;
- previne dívidas, incumprimento fiscal e, em situações limite, a insolvência ou encerramento do negócio;
- prepara a sua empresa para períodos de crise ou em que o volume de vendas é mais baixo;
- permite ajustar preços e margens de lucro;
- evita o desequilíbrio entre receitas e despesas;
- reduz o risco de falhas e esquecimentos nos pagamentos;
- diminui o incumprimento e as suas consequências;
- traz tranquilidade na gestão interna e no relacionamento com fornecedores e clientes.
Já a falta de controlo financeiro tem como consequências despesas desnecessárias, dívidas ao Estado e a fornecedores, juros de mora e problemas legais. Não conhecer os números da sua empresa e não acompanhar entradas e saídas de dinheiro pode levar a "surpresas" menos agradáveis quer com as contas, quer com o próprio staff.
5 passos para fazer o controlo financeiro da sua empresa
Há alguns passos simples que permitem ter controlo financeiro sobre o seu negócio e que evitam que, no futuro, possa ter de lidar com situações mais complicadas. Quanto mais cedo começar, mais fácil se torna e melhor será o desempenho financeiro da sua empresa.
Separar as contas pessoais das contas da empresa
A regra de ouro é que o empresário e a empresa têm de ter contas bancárias separadas. Deve existir igualmente existir um controlo rigoroso sobre a caixa, para evitar que o dinheiro do negócio seja usado para gastos pessoais, por pequenos que sejam.
Isto não significa que não possa tirar dinheiro da caixa para ir almoçar, mas essa saída deve ser registada e o valor reposto o mais rapidamente possível. Usar regularmente o cartão da empresa para pagar gastos pessoais não só é um pesadelo em termos de contabilidade, como vai complicar as gestão e evitar que tenha uma visão rigorosa das finanças da empresa.
Registar rigorosamente todas as entradas e saídas
O controlo das finanças passa também pelo registo rigoroso de todas as entradas e saídas de dinheiro (o fluxo de caixa). Fazer uma venda e emitir imediatamente a fatura é uma forma simples e eficaz de automatizar este processo. Fez um pagamento a um fornecedor? Registe este movimento, guarde o recibo e dê a fatura como paga.
Ter dados atualizados permite saber, a qualquer momento, de quanto dinheiro dispõe e se este valor é suficiente para cumprir com as compromissos a curto e médio prazo.
Controlar o fundo de maneio e criar uma reserva de emergência
Ter acesso a dados financeiros em tempo real é fundamental para controlar o fundo de maneio e garantir que não falha pagamentos a fornecedores, funcionários ou ao Estado.
Uma boa gestão da sua empresa passa por assegurar que existe uma almofada financeira para estas despesas inadiáveis, mas também para enfrentar um período com mais desafios.
Acompanhar as contas a receber e a pagar
Sabe qual o prazo médio dos recebimentos de clientes? Ou quantos pagamentos em atraso tem neste momento? Se não consegue dar resposta a estas perguntas é sinal que não está a monitorizar corretamente as faturas que envia e que recebe.
O acompanhamento das contas a pagar e a receber é um passo essencial para o controlo financeiro numa empresa e torna-se ainda mais relevante em pequenos negócios, em que a margem para falhas é menor.
Conhecer os prazos de pagamento ajuda perceber se existem padrões de incumprimento, a otimizar as cobranças e a gerir a relação com clientes e fornecedores.
Utilizar tecnologia a seu favor
Numa altura em que praticamente todas as áreas dos negócios entraram no mundo digital, confiar o controlo financeiro do seu negócio a dados registados em papel acaba por não fazer muito sentido. A probabilidade de erro é maior, corre o risco de perder informação importante e os próprios fluxos de trabalho são mais lentos e menos eficazes.
Os documentos em Excel, embora tenham algumas vantagens em relação ao papel, também não são a solução ideal. Incluir e gerir todos os dados e indicadores financeiros nas folhas de cálculo é um processo complexo e que não permite a integração com outras ferramentas de gestão.
Se quer tirar partido da tecnologia para otimizar a gestão e a forma de trabalhar e melhorar o desempenho da sua empresa, deve recorrer a um software de faturação.
Como o Vendus simplifica a sua gestão financeira
Um software de faturação online, como o Cegid Vendus, é a melhor forma de gerir a faturação, de ter acesso a dados em tempo real e de ter a informação de que necessita para tomar as decisões mais adequadas.
Como este software está integrado com outros dispositivos (desde balanças a terminais de pagamento) e faz a atualização do inventário, consegue ter uma visão clara da situação atual da empresa. Os relatórios automáticos facilitam a análise financeira, ajudando a definir estratégias.
Além disso, pode facilmente exportar os dados necessários para o seu contabilista e garantir o cumprimento das obrigações fiscais.
O software de faturação certo vai simplificar o dia e a dia e fazer com que deixe de adiar as tarefas relacionadas com contas, pagamentos e cobranças.
A consistência é a chave para garantir o controlo financeiro do seu negócio e um software como o Cegid Vendus é a ferramenta certa. Experimente gratuitamente durante 30 dias e comece hoje mesmo a faturar e a organizar as contas.